E’ tempo di cambiare: La Gestione efficace dei progetti con Kairos Software

Autore

Marco Van Der Kooij | Managing Director Kairos Software Benelux

Condividi su linkedin

La mia esperienza pluriennale come project manager in ambito IT mi permette di essere pratico e realista.

Quando ho iniziato, gli strumenti di office automation e produttività sembravano rendere il lavoro di pianificazione e progettazione molto fluido e flessibile. Utilizzavo i fogli di calcolo per tutte le attività connesse alla gestione dei progetti: comunicare agli stakeholder, stimare periodicamente la percentuale di completamento e creare una previsione del risultato finale.

Tuttavia, dal momento in cui il volume e l’entità dei progetti da gestire ha assunto una forma più complessa, il lavoro manuale è diventato necessario, a tutti i livelli: dalla pianificazione e rendicontazione alla reportistica.
La prima criticità è stata la mancanza di una visione aggregata dello scostamento tra le ore preventivate e quelle consuntivate. Infatti, la disponibilità delle risorse e la rendicontazione delle loro attività era raccolta in fogli di calcolo e in altri sistemi non integrati.

 

Come capire quando è il momento di cambiare?

Dopo attente riflessioni e confronti ho raccolto un elenco di sfide e criticità che considero tra le più comuni nell’attività di project management:

  • Aumento consistente dei reclami da parte del personale e dei clienti.
  • Disallineamenti nella consegna dei progetti.
  • Collaborazione insufficiente.
  • Necessità di migliorare l’allocazione delle risorse per aumentare la redditività.
  • Difficoltà nel promuovere nuove iniziative o cambiamenti.
  • Duplicazione di dati e informazioni non abbastanza tempestive e incoerenti.
  • Utilizzo di applicazioni stand-alone e fogli di calcolo aggiuntivi con lavoro manuale sensibile ad errori
  • Mancanza di supporto da parte del fornitore degli applicativi che rendono necessaria la consulenza esterna
  • Mancanza di una Roadmap di prodotto con nessuna previsione di sviluppo futura e nessuna innovazione.

 

Il migliore approccio per una gestione efficace di progetto: Kairos PPM

Quello che mi è sempre mancato è la capacità di avere un processo integrato di controllo di progetto, dalla creazione del business case alla pianificazione e fatturazione dello stesso, dove poter riutilizzare in modo semplice e intuitivo gli standard.
Avere tutto in un unico sistema a livello aggregato avrebbe reso la mia vita lavorativa come project manager molto più semplice.

Il motivo per cui ho utilizzato la mia esperienza è per farvi comprendere a pieno le difficoltà che un project manager può riscontrare quotidianamente in termini di budgettempi e gestione dello scope creep.

Con una soluzione integrata per tutte le fasi e i processi del progetto, inclusa la vista finanziaria, come Kairos PPM, la mia vita sarebbe stata più facile perché mi sarei assicurato un livello qualitativo elevato e costante nella gestione del progetto e nella comunicazione a tutti gli stakeholder.