Design Group – Gestire i Progetti in modo Completo e Intuitivo, Ottimizzando Budget e Risorse

la sfida

Design Group Italia ha sede a Milano e uffici a New York, Silicon Valley e Reykjavik. Fondata nel 1968, oggi può contare su un team di circa 80 designer con diverse specializzazioni: product, strategy, branding, digital, UX, service, interior, food, lighting, engineering, CMF. Lavora in un’amplissima varietà di business, dal largo consumo alle macchine utensili, dalla sanità al turismo, dall’elettronica di consumo ai prodotti medicali. Il suo portfolio di clienti include grandi aziende italiane, start-up, PMI, società no-profit e grandi corporate globali. Lo studio è guidato da Edgardo Angelini, Peter Newbould e Sigurdur Thorsteinsson. Dal luglio 2019, DGI è partecipata dal Gruppo Alkemy.

Come nella maggior parte delle organizzazioni che operano a progetto, anche in Design Group Italia l’utilizzo sistemi informativi frammentati non integrati tra loro, ha portato il management aziendale ad affrontare una serie di rilevanti criticità come:

  • La scarsa visione consolidata e aggiornata del portafoglio progetti con una conseguente limitazione in termini di prioritizzazione.
  • La difficoltà nel disporre di informazioni aggiornate e coerenti relative al portafoglio dei progetti.
  • L’incertezza generale sui criteri alla base dei processi decisionali.

Quello di cui necessitava Design Group era una strutturazione dei flussi più definita ed efficiente, una soluzione software moderna che consentisse una gestione centralizzata e completa di tutti i progetti, con una visibilità e un controllo real-time di ogni processo.

La soluzione

L’implementazione di Kairos Professional Services Automation ha permesso a Design Group Italia di gestire completamente il ciclo di vita dei progetti aziendali (dalla pianificazione e gestione del budget, al monitoraggio, alla gestione contabile), permettendo di intercettare e gestire le criticità rispettando le tempistiche di esecuzione. In concreto, la piattaforma ha permesso di coprire differenti esigenze, quali:

  • Pianificazione e allocazione delle risorse ai progetti, per ruolo e per persona, puntuale e completa, mediante l’analisi in tempo reale dei carichi di lavoro.
  • Visione consolidata di tutti i progetti gestiti e relativi stati di avanzamento.
  • Analisi preventiva dei costi, resa possibile dalla capacità del sistema Kairos di apprendere e storicizzare i dati relativi a precedenti progetti.
  • Analisi in tempo reale del consuntivo di progetto grazie ad un sistema che permette di evidenziare le ore preventive, consuntive e di scostamento.
  • Gestione consolidata delle performance finanziarie e delle marginalità di progetto.
  • Possibilità di interrogare in ogni momento la situazione economica e consultare il bilancio aziendale, grazie ad una elaborazione dei dati supportata da automatismi di Business Intelligence.

La piattaforma Kairos Software è estremamente flessibile ed in grado di adattarsi a specifiche esigenze di business. Per questo motivo Design Group Italia ha adottato lo strumento molto rapidamente e, con una sinergica collaborazione, è stato possibile creare funzionalità ad hoc:

  • Sviluppo di un “Consuntivo Missione”, funzionalità che rende possibile assegnare ogni spesa e ora di lavoro ad una specifica “missione” (progetto o serie di progetti che impegnano le risorse in trasferte) e analizzarne i costi.
  • Archivio digitale delle spese sostenute, un unico strumento a sostegno dell’imputazione dei costi e dei ricavi. Precedentemente le risorse raccoglievano gli scontrini di spesa all’interno di cartelline cartacee ma grazie a Kairos PSA hanno la possibilità di caricarle a sistema ed avere tutte le movimentazioni, scaricabili in dettaglio.
  • Controllo di Gestione di progetto, con analisi, preventiva e consuntiva, dettagliata dei costi delle risorse, prendendo in considerazione Direct CostFull Cost e applicando due livelli di margine.

BENEFICI E RISULTATI

“Analisi di reddittività rapide, monitoraggio dei tempi e costi e flessibilità: Kairos PSA ci permette di gestire i progetti in modo completo e intuitivo, ottimizzando il budget, allocando in modo ottimale le risorse e consentendo di abbattere il tempo di fatturazione e controllo di circa il 40%.”

Marcello Mastrapasqua – IT Manager Design Italia.

Kairos Software, ha consentito una digitalizzazione e strutturazione della gestione dei progetti a livello globale agevolando la gestione di tutte le risorse distribuite nei vari dipartimenti. La soluzione ha generato una serie di benefici tangibili, quali:

  • Piena visibilità e tracciabilità dei dati in real-time dei processi di commessa end-to-end.
  • Rendicontazione puntuale e veloce.
  • Controllo al 100% sulla spesa del budget del dipartimento.
  • Ottimizzazione dei tempi e del processo di fatturazione.
  • Gestione efficace delle performance di progetto.
  • Visione a 360° dei dati dei clienti e delle dashboard di gestione in tempo reale, su qualsiasi dispositivo.
  • Confidenza nelle scelte strategiche, grazie ad una puntuale pianificazione che consente di sviluppare capacità di previsione dei possibili scenari.
  • Riduzione del margine di rischio di progetto.
  • Eliminazione di inefficienze burocratiche.
  • Cambio di cultura aziendale in termini di responsabilità della singola risorsa.
  • Gestione di un elevato numero di progetti complessi (300+) nel medesimo arco temporale.

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